Preguntas frecuentes
¿Dónde prestamos nuestros servicios?
Nosotros nos encontramos ubicados en Bogotá, pero prestamos nuestros servicios a nivel nacional, es así que contamos con clientes en todo el país con modalidades de servicios ajustados para centralizar el archivo histórico en Bogotá y que aun así cuenten con el acceso rápido, confiable y seguro a la consulta de su información.
¿Cuáles son los beneficios de externalizar la gestión documental a Transarchivos Ltda.?
- Manejo profesional de la documentación.
- Optimizar espacios dentro de dentro de sus oficinas.
- Cuidado adecuado de sus
- Organización de su documentación.
- Protección las 24 horas de su documentación.
- Optimización de la producción de documentación médiate el proceso de destrucción legal e archivo.
- Producción controlada y organización de archivo mediante el sistema de gestión documental.
- Manejo profesional de su área de archivo dentro de sus instalaciones.
- Facil y rápido acceso a la información de su organización mediante la digitalización de documentos
¿Cómo se asegura Transarchivos Ltda. de mantener la confidencialidad de los documentos que administra?
Todos nuestros colaboradores son personas preparadas, que cuentan con sentido de responsabilidad con la organización y nuestros clientes, además todos nos comprometemos mediante cláusulas de confidencialidad a guardad el más estricto secreto frente a la información a la que se tenga acceso.
¿Qué medidas de seguridad implementa Transarchivos Ltda. para proteger los documentos y archivos de sus clientes?
- Seguridad 24 horas.
- Circuito cerrado de TV
- Pólizas de seguro.
- Monitoreo de censores de humo y movimiento.
- Personal idóneo.
- Rutas de transporte propias.
- Experiencia de más de 38 años en el mercado.
¿Cuál es el proceso de digitalización de documentos que ofrece Transarchivos Ltda.?
El proceso consiste en el escaneo de documentos en formato PDF, con opción de reconocimiento de texto, es decir que podrás buscar el contenido de tus documentos mediante el buscador del PC, siempre y cuando el contenido no sea manuscritos.
¿Cómo se realiza la destrucción segura de documentos confidenciales por parte de Transarchivos Ltda.?
La destrucción de archivos inicia con la autorización expresa y firmada del representante legal de la empresa y mediante un estudio riguroso de los documentos, se seleccionan según lo indican la ley, las tablas de valoración y tablas de retención documental y la propia experiencia de Transarchivos, los documentos que son susceptibles de destrucción para luego proceder a realizar el picado y disposición final.
¿Qué tipos de industrias y sectores atiende Transarchivos Ltda. en cuanto a la gestión documental?
Todos, desde el sector salud, minero, construcción, petrolero, manufactura, comercial, de servicios hasta el financiero.
¿Transarchivos Ltda. ofrece soluciones personalizadas adaptadas a las necesidades específicas de cada cliente?
Todos los servicios son completamente ajustables a la necesidad de cada uno de nuestros clientes tanto en los costos, los tiempos y las formas, con el objeto de garantizar una solución satisfactoria a cada cliente.
¿Cuál es la diferencia entre clasificación documental y levantamiento de inventario?
La clasificación es un proceso más pormenorizado el cual consiste en organizar los folios al interior de un documento o unidad documental para luego realizar la organización de la unidad documental por departamento, serie y subseries en forma alfabética y cronológica, mientras que el levantamiento de inventario es un proceso más general, el cual consiste en hacer una clasificación únicamente delas unidades documentales por departamento, serie y subseries documental en forma alfabética y cronológica.
En ambos casos se hace se entregara una relación de base de datos una vez la documentación que de organizada y empaca en sus respectivas cajas.