Nuestras Politicas
En Transarchivos Ltda., entendemos la importancia de mantener la integridad y confidencialidad de su información. Por eso, implementamos políticas sólidas y actualizadas para garantizar la protección de sus datos. Nuestro compromiso es ofrecerle tranquilidad absoluta en el manejo de sus documentos, permitiéndole enfocarse en lo más importante: el crecimiento de su negocio. Con nosotros, su información estará en las mejores manos. ¡Únase a Transarchivos Ltda. y experimente el futuro de la gestión documental!
En Transarchivos Ltda., nos comprometemos a mantenernos actualizados con las normativas y regulaciones vigentes en materia de gestión documental. Nuestras políticas empresariales se alinean con los estándares y mejores prácticas de la industria, asegurando el cumplimiento de los requisitos legales y la calidad en cada uno de nuestros servicios.
Estas políticas son el pilar de nuestra operación diaria, permitiéndonos ofrecer un servicio confiable y eficiente. Estamos dedicados a cumplir con los más altos estándares en gestión documental, consolidándonos como un socio de confianza para todas sus necesidades relacionadas con
1. Los conductores deben conocer y cumplir las normas de tránsito, vigentes a nivel nacional, así como las normas técnicas y de seguridad, con el fin de evitar incidentes, accidentes mantener la carga y el vehículo en óptimas condiciones.
2. Los conductores siempre deben usar el cinturón de seguridad durante sus desplazamientos en vehículos y conducir teniendo en cuenta los principios de manejo defensivo.
3. Los conductores deben mantener tratos cordiales y prudentes con todos los usuarios de la vía, las autoridades y personal de las áreas de cargue y descargue.
4. Con el fin de evitar la fatiga los conductores deben respetar los tiempos de conducción permitidos y no podrán transitar desde las 19:00H hasta las 07:00H; y deben hacer paradas cada 4 horas de 20 minutos.
5. Es prohibido que los Conductores lleven acompañante, mercancías diferentes a la carga del cliente, portar cualquier tipo de arma o hablar por celular mientras conducen.
6. Los conductores deben portar siempre la licencia de conducción, SOAT, revisión tecnomecánica, Póliza de responsabilidad civil extracontractual y demás documentación reglamentaria.
7. Todo vehículo debe estar equipado con extintores, equipo de carretera y botiquín de primeros auxilios.
8. Los conductores deben reportar de forma inmediata todo tipo de incidentes de tránsito en que se vean involucrados o que se presenten en la vía.
9. Toda persona que conduzca debe dar cumplimiento a la política de Prevención de no alcohol, no drogas alucinógenas, no tabaquismo y no al uso y porte de armas.
10. Los conductores deben usar, cuidar y mantener la dotación y elementos de protección personal en las labores que lo requiera y mientras este conduciendo.
11. Se debe vigilar el estado del vehículo constantemente y actuar de forma inmediata en caso de presentarse algún tipo de goteo o derrame que puedan generar algún tipo de impacto ambiental.
12. Está prohibido parquear en zonas pobladas, dentro de la vía y en caso de alguna condición anormal en el vehículo o carga, el parqueo debe realizarse utilizando las señales lumínicas, conos y cintas de señalización.
13. La Gerencia de TRANSARCHIVOS LTDA., liderará y promoverá campañas de información y capacitación, tendientes a hacer más segura la conducción de vehículos y prevención de accidentes de tránsito.
14. Los conductores deberán estar pendientes que los vehículos que usualmente manejen y/o se los hayan asignado tengan el SOAT y tecnomecánica vigentes y en caso que estén próximas a vencerse, avisar a su superior inmediato y/o gerencia general para que realicen los pagos que correspondan
15. El incumplimiento por parte de los trabajadores de cualquiera de las obligaciones contenidas en la presente política será considerada como una falta grave conforme lo señalado en el numeral 6 del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo.
1. Proteger a los niños teniendo en cuenta que son el pilar de nuestro futuro y serán los generadores de desarrollo a largo plazo, por lo tanto TRANSARCHIVOS LTDA., está comprometida en PROHIBIR el trabajo infantil en la empresa.
2. Fomentar el desarrollo personal, laboral y social de todos los trabajadores de la compañía, promocionando un alto grado de concienciación de los empleados mediante programas de formación, principalmente en aquellas áreas con una especial
vinculación ambiental/social.
3. Evaluar los efectos ambientales derivados de nuevas actividades, productos y procesos, con la consiguiente puesta en práctica de las medidas preventivas necesarias, asegurando la mejora continua en la gestión ambiental a través de la adecuación
de la organización interna, la implantación de nuevos sistemas de gestión y la revisión periódica de los objetivos ambientales, con el compromiso para reducir el impacto sobre el medio ambiente
4. Promocionar los valores de desarrollo sostenible y buenas prácticas de gestión ambiental entre proveedores y contratistas de bienes y servicios.
5. Brindar las condiciones de trabajo óptimas y seguras para el desarrollo de las labores de nuestros empleados, generando programas de capacitación continua, adecuando nuestras instalaciones y estandarizando nuestros procesos de manera que sea más sencillo y seguro desarrollar cualquier actividad dentro y fuera de nuestra empresa, comprometiendo de esta forma para la obtención de un ambiente de trabajo sano y seguro para los trabajadores, visitantes y contratistas.
6. La organización se compromete en realizar todas las acciones necesarias para mantener un ambiente de trabajo libre de acoso, como adicionalmente asume una postura contra la discriminación basada en la raza, religión, discapacidad, y orientación sexual para dentro y fuera de la organización.
7.Transarchivos propenderá por implementar y/o mejorar todos sus prcoesos con el fin que los mismos sean más sostenibles y amigables con el medio ambiente.
8. Transarchivos implementará de forma gradual la política de “cero papel” para que solamente sean impresos los documentos extrictamente necesarios.
1. Todo integrante de TRANSARCHIVOS LTDA., debe realizar sus actuaciones de buena fe, basado en principios de confianza, transparencia y entregando seguridad, con sujeción a la legislación vigente.
2. Las relaciones de los empleados de TRANSARCHIVOS LTDA., con sus clientes se desarrollarán en un ambiente de cordialidad, equilibrio y armonía en cumplimiento del espíritu de esta Política.
3. TRANSARCHIVOS LTDA., a través de su personal, abordará las consultas, solicitudes o reclamos que presenten sus clientes con buena disposición y resolviéndolas oportunamente.
4. TRANSARCHIVOS LTDA., a través de sus empleados, entregará a sus clientes información clara, completa, relevante, fiable y oportuna sobre productos y servicios, gastos y cualquier otra información pertinente de la operación, a través de los medios que se encuentren disponibles.
5. Los empleados de TRANSARCHIVOS LTDA., en el cumplimiento de la legislación vigente, velarán porque el contenido de su publicidad se adecue a los medios en que se difunde, buscando claridad y transparencia, conforme a la Política General de Seguridad de la Información en el ámbito que les corresponda.
6. Los que integran TRANSARCHIVOS LTDA., harán su mejor esfuerzo para que nuestros productos y servicios satisfagan las necesidades de los clientes, operen de manera segura y confiable, y sean concordantes con las ofertas y documentaciones.
7. TRANSARCHIVOS LTDA., a través de sus canales, explicará en forma adecuada a sus clientes la forma como operan sus productos y servicios. Les informarán por vías apropiadas cualquier cambio para asegurar que los clientes comprendan sus características, y modos de operaciones.
8. Así mismo, TRANSARCHIVOS LTDA., resguardará debidamente la información de sus clientes, con confidencialidad y privacidad, en cumplimiento de la legislación vigente, conforme a lo establecido en la ley de HABEAS DATA.
9. TRANSARCHIVOS LTDA., velará por el fiel cumplimiento de los requerimientos normativos nacionales y donde realice operaciones, en relación al lavado de activos.
10. TRANSARCHIVOS LTDA., ni sus empleados recibirán, ni darán regalos ni sobornos en título personal, ni en nombre de la empresa, con la intención de influir en una tercera parte para obtener o retener negocios o una ventaja de negocios, o para premiar la prestación o retención del negocio o de una ventaja de negocios, o explícita o implícita intercambio de favores o beneficios, en aquellos casos que se realicen se da en nuestro nombre, no en nombre propio cuando las costumbres lo ameriten.
11. Con respecto a los regalos, por parte de TRANSARCHIVOS LTDA., nunca ofrecerá, ni aceptada de funcionarios de gobierno o representantes, o los políticos o partidos políticos.
12. TRANSARCHIVOS LTDA., no incluye como regalos dinero en efectivo o un equivalente en efectivo (tales como certificados de regalo o vales).
13. TRANSARCHIVOS LTDA., no realiza pagos a facilitadores y/o gestores en cumplimiento de las políticas nacionales e internacionales de anticorrupción.
14. Finalmente, difundiremos el contenido de los principios de esta Política, a nuestros clientes principalmente por medio de publicaciones en medios electrónicos y a los colaboradores por los canales internos, y tomaremos las medidas para que estos últimos puedan ponerlo en práctica y con la obligación de reportar cualquier incumplimiento.
15.En el evento que cualquiera de los trabajadores, cotratisas y/o proveedores se encuentre vinculado en algún proceso judicial relacionado con los delitos de lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción o cualquier otro similar que se encuente tipificado en nuestro Código Penal Colombiano y/o en las normas intermnacionales, le será terminado de forma inmediata cualquier vínculo contractual que tenga con Transarchvos.
Siendo conscientes del compromiso por garantizar un ambiente sano y seguro, dentro de las instalaciones de la empresa y en las diferentes locaciones de trabajo. TRANSARCHIVOS LTDA., vigilará y controlará que sus trabajadores, clientes, contratistas y terceros no consuman alcohol, sustancias psicoactivas, drogas, tabaco y/o porten cualquier tipo de armas dentro de las instalaciones de la empresa o de cualquiera de sus locaciones.
TRANSARCHIVOS LTDA., evitará el ingreso de cualquier persona que porte armas o se encuentre bajo los efectos del alcohol, sustancias psicoactivas y/o drogas. Tampoco se le permitirá participar en las actividades u operar cualquier equipo o maquinaria; ya que esta condición disminuye la capacidad física y mental del trabajador y pone en riesgo su integridad física, así como la de sus compañeros o terceros. La posesión, consumo, distribución y/o porte de armas, alcohol, sustancias psicoactivas y drogas, está prohibido mientras se esté en las instalaciones, locaciones o involucrado en las actividades TRANSARCHIVOS LTDA.
De igual forma, queda expresamente prohibido fumar en sitios de trabajo y en especial, en aquellos donde se presenta alto riesgo de incendio o explosión, por presencia de atmósferas peligrosas o materiales combustibles. Así mismo, en lugares donde se reúnan usualmente personas que puedan ser afectadas en su salud por estos actos ajenos a ellos.
TRANSARCHIVOS LTDA., seguirá el respectivo proceso disciplinario a aquel funcionario al que se le haya comprobado, la utilización, posesión o venta de alcohol y / o drogas ilícitas. Así como ante la ocurrencia de un incidente, en el cual, el uso de alcohol o drogas haya sido un factor contribuyente, para la ocurrencia del mismo.
El incumplimiento por parte de los trabajadores de cualquiera de las obligaciones contenidas en la presente política será considerada como una falta grave conforme lo señalado en el numeral 6 del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo.
1. TRANSARCHIVOS LTDA., en el desarrollo de sus actividades, se compromete a gestionar el riesgo, con el fin del éxito sostenido, satisfaciendo de manera coherente las necesidades y expectativas de los grupos de interés, de manera equilibrada y a largo plazo.
2. Propiciar la gestión de riesgos como eje transversal en todos los procesos de planificación y ejecución de operaciones en todos los niveles de los servicios ofrecidos por la organización.
3. Fortalecer el liderazgo de la alta dirección con el Sistema Integral de Gestión HSEQ, siendo ésta quien establezca los recursos necesarios para el mejoramiento continuo.
4. Brindar un ambiente de trabajo sano, confortable y seguro, de forma tal, que las partes involucradas puedan comunicar e identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos, determinar los respectivos controles para eliminar la ocurrencia de accidentes y enfermedades profesionales, como la eliminación de los peligros.
5. Priorizar la gestión de nuestro principal riesgo, siendo éste el R. LOCATIVO, con el fin de eliminar eventos potenciales que afectarían la integridad de las personas, mediante la ejecución de actividades y programas que fortalezcan la toma de conciencia de los derechos y deberes con el SG-SST, como también de la aplicación de procedimientos y prácticas seguras.
6. Se compromete a la protección del medio ambiente, la prevención y mitigación de la contaminación, como la adaptación al cambio climático.
7. Dar cumplimiento a las leyes, normatividad y exigencias legales colombianas aplicables, así como otros requisitos que apliquen a nuestra actividad, en Seguridad y Salud en el Trabajo, Calidad y Ambiente.
8. Aplicar consistentemente los conceptos de Responsabilidad Social Empresarial en el uso de los recursos naturales y las relaciones con las comunidades.
9. Lograr la satisfacción de las expectativas de nuestros clientes ofreciendo un servicio con excelencia. Lo anterior involucra los conceptos de servicio oportuno, eficiente y seguro, llevado a cabo gracias a un talento humano productivo y competente, el cual busca garantizar la rentabilidad de quienes participan del negocio. De esta forma se garantiza el futuro exitoso de la empresa, a través del fortalecimiento de las competencias y de la formación de nuestros colaboradores, con el fin de mejorar el desempeño global del sistema integrado de gestión y de esta manera conseguir la distinción en el mercado.
10. Gestionar el mejoramiento continuo de los procesos, desarrollando estrategias de seguimiento y medición de desempeño, como de los controles y riesgos, que garanticen que TRANSARCHIVOS LTDA, cumplirá con los objetivos y metas propuestas en casa fase de los proyectos y servicios.
11. TRANSARCHIVOS LTDA, promoverá la divulgación de nuestras políticas, para generar una cultura que aliente a los empleados a asumir un compromiso personal con la gestión del riesgo, seguridad industrial, salud en el trabajo, ambiente, calidad, seguridad vial y seguridad física.
12. TRANSARCHIVOS LTDA, se compromete con la consulta y la participación de los trabajadores, respecto a la gestión de riesgos en todos los niveles del SGSST.
13. TRANSARCHIVOS LTDA, se compromete a fomentar la responsabilidad social con sus grupos de interés. Además de adoptar medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral, la discriminación y a mantener la cultura de transparencia y los valores en el marco de las relaciones de trabajo protegidos por ley.
14. TRANSARCHIVOS LTDA, se compromete en el cumplimiento de sus actividades, productos y servicios, en relación con los ciclos de vida identificados de los mismos.
15. TRANSARCHIVOS LTDA, se compromete a establecer, revisar y mantener los objetivos planteados dentro del sistema de gestión integrado y sus procesos.
16. TRANSARCHIVOS LTDA, se compromete a asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de nuestros clientes.
17 Transarchvios ltda se compromete a trabajar de mano con la ARL para realizar capacitaciones y campañas de prevención con el fin de mitigar las enfermedades laborales y accidentes de trabajo.
18.Transarchivos se compromete a ejecutar diariamente con el área encargada pausas activas dirigidas a todos los trabajadores de la empresa, las cuales serán de obligatorio cumplimiento.