Architips Transarchivos
Aquí encontrarás consejos esenciales para una gestión de archivos efectiva y organización documental impecable. Desde la importancia de respetar las capacidades de almacenamiento hasta los pasos para implementar un sistema de gestión documental, estamos aquí para ayudarte a optimizar tu manejo de documentos.
Importancia de respetar la capacidad de almacenamiento de las AZ y folders
Es importante respetar la capacidad de almacenamiento de las AZ (Archivadores) y carpetas para mantener la organización y la eficiencia. Superar su capacidad puede dificultar la búsqueda y recuperación de documentos, además de hacer que sea más complicado mantener un archivo ordenado y accesible
Dónde guardar tus archivos de gestión
Los archivos de gestión deben guardarse en un lugar seguro y accesible, como armarios, estanterías o sistemas de gestión documental electrónica. Es fundamental que estén organizados y etiquetados claramente para una rápida recuperación.
Importancia de fotocopiar facturas y recibos
La copia de facturas y recibos post puede ser importante para mantener un registro adicional en caso de pérdida o daño del documento original. También puede ser necesario para cumplir con requisitos fiscales o legales.
Cómo marcar o rotular una unidad documental
Debes marcar una unidad documental de manera clara y concisa. Incluye información como el nombre de la carpeta, la fecha, el contenido y cualquier otra información relevante. Esto facilitará la búsqueda y organización.
Cómo organizar los documentos dentro de una unidad documental
Organiza los documentos de manera lógica y coherente. Puedes hacerlo por fecha, tipo de documento, proyecto, o cualquier otro criterio que tenga sentido para tu negocio. Utiliza separadores o etiquetas para distinguir secciones.
Por cuánto tiempo debes almacenar tu archivo contable
El tiempo de retención de los archivos contables puede variar según las regulaciones fiscales y legales de tu país. En muchos casos, se recomienda mantener estos registros durante al menos 5-7 años.
Por cuánto tiempo debes almacenar tu archivo de recursos humanos
El tiempo de retención de los registros de recursos humanos también puede variar según las leyes y regulaciones locales. En general, se suele conservar esta información durante varios años después de que un empleado haya dejado la empresa.
Por cuánto tiempo debes almacenar tu archivo comercial
El tiempo de retención de los registros comerciales depende de las regulaciones comerciales y fiscales. En muchos casos, se recomienda mantener estos registros durante al menos 7 años.
El mejor tipo de cajas para almacenar archivos
Las cajas de archivo resistentes y duraderas hechas de cartón o plástico de alta calidad suelen ser las mejores opciones. Asegúrate de que sean lo suficientemente grandes para contener tus documentos y que estén etiquetadas claramente.
Por qué escanear la información que produces durante la operación
Escanear la información permite crear copias digitales respaldadas de documentos físicos, lo que facilita el acceso y la recuperación de información, además de reducir el riesgo de pérdida o daño de documentos físicos.
Qué se considera archivo de gestión:
Un archivo de gestión generalmente incluye documentos relacionados con las operaciones diarias de una empresa, como facturas, contratos, correspondencia, registros de recursos humanos y otros documentos esenciales para la gestión eficiente de la empresa.
Pasos para implementar un sistema de gestión documental
Los pasos para implementar un sistema de gestión documental pueden variar según las necesidades de tu organización, pero en general, incluyen la identificación de requisitos, la planificación, la digitalización, la organización, la capacitación del personal y el seguimiento continuo del sistema.